1. Objetivo
La presente política establece los criterios generales para el respaldo, conservación, recuperación y eliminación de la información administrada en Legamex. Su finalidad es proteger la continuidad operativa del servicio, reducir el riesgo de pérdida de información y definir criterios claros para la retención y eliminación de datos.
2. Alcance
Esta política aplica a la información almacenada, procesada o generada en Legamex, incluyendo cuentas de usuario, datos de clientes, matrices de requisitos legales, evaluaciones de cumplimiento, planes de acción, riesgos, programas, reportes, registros técnicos y bases de datos relacionadas con la plataforma.
Legamex no requiere conexión con servidores internos del cliente ni acceso a infraestructura local del cliente para la operación ordinaria del servicio.
3. Principios generales
- Disponibilidad: procurar que la información necesaria para la operación esté disponible para usuarios autorizados.
- Integridad: reducir el riesgo de alteración, pérdida o daño de la información.
- Confidencialidad: restringir el acceso a información y respaldos al personal autorizado.
- Necesidad: conservar información únicamente por el tiempo necesario para la prestación del servicio, cumplimiento contractual, obligaciones legales o soporte.
- Trazabilidad: mantener registros básicos que permitan identificar eventos relevantes relacionados con la operación de la plataforma.
4. Tipos de información respaldada
Los respaldos técnicos del servidor pueden incluir bases de datos, archivos de aplicación, configuraciones y demás componentes necesarios para restablecer la operación de la plataforma.
La plataforma no requiere que el cliente cargue archivos para su funcionamiento ordinario. La declaración de evidencias de cumplimiento es opcional y puede consistir en registros, referencias, notas o enlaces, según el uso definido por el cliente.
5. Frecuencia de respaldos del servidor
De acuerdo con la información proporcionada por el proveedor de alojamiento, el servidor realiza un respaldo completo de la información una vez por semana.
Los respaldos del servidor se conservan bajo un esquema de rotación en el que el respaldo anterior se reemplaza cuando se genera uno nuevo. Por lo tanto, salvo acuerdo distinto, la disponibilidad de recuperación se encuentra sujeta al respaldo semanal más reciente disponible.
6. Reportes generados por usuarios
Además del respaldo técnico del servidor, cada usuario puede optar por la generación automática o manual de reportes de la plataforma. Las frecuencias disponibles pueden ir desde semanal hasta semestral, según la configuración elegida por el usuario o por el cliente.
Estos reportes no sustituyen el respaldo técnico del servidor, pero pueden funcionar como mecanismos operativos de consulta, trazabilidad y conservación documental para el cliente.
7. Retención adicional
Si un cliente requiere mayor tiempo de resguardo, periodos específicos de conservación, respaldos históricos o mecanismos adicionales de recuperación, estos pueden gestionarse mediante acuerdo específico, anexo técnico o configuración adicional del servicio.
8. Ubicación de servidores
La plataforma se aloja en infraestructura de hosting externo. De acuerdo con la información proporcionada por el proveedor de alojamiento, los servidores se encuentran en Ogden, Utah y Dallas, Texas, Estados Unidos de América.
9. Acceso a respaldos
El acceso a respaldos estará limitado al personal técnico autorizado que requiera intervenir para fines de recuperación de información, mantenimiento técnico, migración de plataforma, atención de incidentes, verificación de integridad o cumplimiento contractual.
Los respaldos no deberán ser descargados, compartidos ni utilizados para fines distintos a los establecidos en esta política.
10. Periodos de retención
Salvo que exista un acuerdo distinto con el cliente, Legamex aplicará los siguientes criterios generales de retención:
| Tipo de información | Criterio general de conservación |
|---|---|
| Información activa del cliente | Durante la vigencia del servicio contratado. |
| Cuentas de usuario activas | Durante la vigencia del servicio o hasta que el cliente solicite su baja. |
| Registros de cumplimiento, reportes y evaluaciones | Durante la vigencia del servicio, salvo solicitud de eliminación o acuerdo distinto. |
| Reportes generados por el usuario | Conforme a la configuración elegida por el usuario y a las condiciones del servicio. |
| Respaldos técnicos del servidor | Respaldo semanal con reemplazo del respaldo anterior al generarse uno nuevo. |
| Información fiscal, contractual o administrativa | Conforme a las obligaciones legales aplicables. |
11. Eliminación de datos a solicitud del cliente
El cliente podrá solicitar la eliminación de su información mediante los canales oficiales de contacto. La solicitud deberá indicar el nombre del cliente, persona autorizada que solicita la eliminación, alcance de la eliminación solicitada y fecha deseada de baja o eliminación.
Legamex podrá validar la identidad y facultades de quien solicita la eliminación antes de ejecutar cualquier acción.
12. Proceso de baja de cliente
Al término de la relación contractual, Legamex podrá aplicar el siguiente proceso general:
- Confirmar la baja del servicio con el contacto autorizado.
- Permitir, cuando sea técnicamente posible, la exportación o generación de reportes relevantes.
- Suspender accesos de usuarios.
- Eliminar o desactivar información de sistemas activos conforme al alcance acordado.
- Mantener respaldos históricos únicamente durante el ciclo ordinario de rotación técnica.
Una vez eliminada la información de sistemas activos y vencido el ciclo de respaldos disponible, la recuperación podría no ser posible.
13. Recuperación ante incidentes
En caso de pérdida, corrupción o inaccesibilidad de información, Legamex podrá realizar acciones de recuperación utilizando el respaldo disponible más reciente. El proceso general de recuperación considera identificación del incidente, evaluación del alcance, verificación de respaldos disponibles, restauración parcial o total, validación de integridad y comunicación al cliente cuando el incidente afecte su operación o información.
14. Disponibilidad y SLA
De acuerdo con la información proporcionada por el proveedor de alojamiento, la disponibilidad ofrecida para la infraestructura es de 99.9%. Este porcentaje corresponde al nivel de servicio informado por el proveedor de hosting y puede formalizarse contractualmente en caso de que el cliente requiera compromisos específicos adicionales.
15. Notificación de incidentes
Cuando Legamex identifique un incidente que pudiera comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de información del cliente, se realizará una evaluación preliminar y, una vez confirmado el evento y su alcance, se notificará al contacto autorizado del cliente en un plazo razonable.
La notificación podrá incluir la naturaleza general del incidente, tipo de información potencialmente afectada, medidas de contención, acciones correctivas y recomendaciones para el cliente, cuando aplique.
16. Responsabilidades del cliente
El cliente será responsable de designar usuarios autorizados, solicitar bajas de usuarios oportunamente, conservar copias de información que requiera mantener fuera de la plataforma, evitar cargar datos innecesarios o excesivos, e informar a Legamex sobre requerimientos especiales de retención, eliminación o confidencialidad.
17. Cambios a esta política
Legamex podrá modificar esta política para reflejar cambios técnicos, legales, contractuales u operativos. Las modificaciones relevantes podrán notificarse mediante correo electrónico, comunicación contractual o publicación de la versión actualizada en el sitio correspondiente.
Documento relacionado: Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Legamex.